Infosys Limitedの子会社である株式会社HIPUS(以下「当社」と称する)は、採用活動に際して応募していただいた皆様(以下「応募者」という)の個人情報を、応募者の法域の法律に従って取扱うことをお約束し、以下の通りお知らせいたします。
1. 収集される個人データ
| 必須 | 氏名、住所、国籍、郵便番号、メールアドレス、携帯電話番号、履歴書、職歴、競業禁止その他の義務を含む契約上の制限の有無、当社を知った方法、性別、生年月日、配偶者および扶養家族、学歴、年収 |
|---|---|
| 任意 | FAX番号、関連する研修の受講歴、次の役職への希望給与、ビザおよび就労許可の詳細、専門的資格または業務に関連するスキル、推薦状 |
必須： 氏名、住所、国籍、郵便番号、メールアドレス、携帯電話番号、履歴書、職歴、競業禁止その他の義務を含む契約上の制限の有無、当社を知った方法、性別、生年月日、配偶者および扶養家族、学歴、年収
任意： FAX番号、関連する研修の受講歴、次の役職への希望給与、ビザおよび就労許可の詳細、専門的資格または業務に関連するスキル、推薦状
情報収集の目的
当社は、応募者が当事者である契約の履行に必要な場合、または契約締結前に応募者の要請に応じて措置を講じるために必要な場合、または個人情報保護法に従って応募者の同意に基づく場合に、応募者の個人データを取扱います。当社のサービスを提供するために必要な個人データをご提供いただけない場合、当社は応募者にサービスを提供することができません。当社は、以下の場合に応募者の個人データを取扱います：
- 募集、選考およびその他の採用活動関連プロセス実施のため
- 採用決定後の人事管理を実施するため
- 当社が労働法およびその他の関連法令を遵守していることを確認するため
- 将来、応募者に合った募集があった場合に連絡を取るため
- トラブルシューティングのため
当社は、本通知に記載されていない新たな目的のために応募者の個人データを取り扱うことを希望する場合、事前に新たな利用目的について説明し、取扱い条件を定めて改めて応募者に通知します。法律で許可されている場合を除き、新たな利用目的については必ず応募者の事前の同意を求めます。
2. データの受領・データへのアクセス
当社は、業務遂行や応募者への対応について、当社に業務を提供する信頼できる第三者と、個人データを共有する可能性があります。当社と第三者間の契約には、第三者が共有された個人データの機密性を保持することに同意することを含めた、法的保護が組み込まれています。上記に基づく個人データの取扱いを目的としたデータの受領者には、以下が含まれますが、これらに限定されません:
- 当社の人事部門、財務部門、総務部門、ビジネス部門、IT部門、経営陣、および採用活動関連プロセスに参加する従業員およびインタビューア(当社の親会社であるInfosys Limitedおよびその子会社であるInfosys BPM Limitedに所属する従業員を含む)
- 当社にサービスを提供するベンダーまたは当社が認定したサービスプロバイダ
- 法定機関、規制当局、法執行機関を含む政府機関(該当する場合)
- 内部監査人及び権限を付与された外部監査人(該当する場合)
- 契約上の義務に基づき受領する当社の顧客(該当する場合)
- 開示を受領する権限を応募者から明示的または黙示的に付与されたすべての者
3. 個人データ取扱いの適法性
当社は、応募者が当事者である契約の履行に必要な場合、または契約を締結する前に応募者の要求に応じて措置を講じるために、応募者の個人データを取扱います。採用選考上必要な個人データをご提供いただけない場合、当社で採用することができません。
当社は、以下の状況において、契約履行のために応募者の個人データを取扱います：
- 募集、選考およびその他の採用活動関連プロセス実施のため
- 関連法令の遵守のため
- 採用決定後の人事管理を実施するため
- HERP上にアカウントを作成し、アカウントにサインインするための認証を行い、当社に提出された応募情報を管理するため
- クレームまたは調査に対応するため
- データ・サーバー上のストレージのため
- コンプライアンスの要件を管理し、応募者から生じるデータ主体の権利に関する要求、または応募者が関与するインシデントに対応するため
4. 応募者の権利
応募者は、いつでも自らの個人データにアクセスし、修正する権利を有します。さらに、法令に基づき、応募者は、当社に直接提供した応募者に関する当社の個人データの取扱いについてデータ主体の権利を行使することができます。これらの権利は、当社の個人情報取扱事務局(hipus_privacy@hipus.com)または、当社のデータ保護責任者Srinivas Poosarla（privacy@infosys.com）宛てに電子メールを送信することにより行使することができます。
5. データの保存および転送
上記の個人データは、データが収集された日本国以外の外国にある第三者である、データ保護法が日本と異なるインドに所在する当社の親会社に転送される可能性があります。当社は、移転されたデータの機密性および安全性を確保するために必要な措置を講じます。以下のような保護措置を実施しており、詳細についてはhipus_privacy@hipus.comまでご連絡ください。
*インドにおける個人情報保護に関する制度については、個人情報保護委員会のウェブサイトをご確認ください。
https://www.ppc.go.jp/enforcement/infoprovision/laws/
*Infosysウェブサイト(プライバシー通知)
https://www.infosys.com/privacy-statement.html
6. データセキュリティ
当社は、応募者の個人データを保護するために、事務的、物理的セキュリティおよび技術的管理を含む合理的かつ適切なセキュリティ手順を採用します。
7. データの保持
個人データは、本通知に概説された目的を果たすために、応募日から1年間保持されます。ただし、法令または直接関連する事業のためより長い保存期間が要求される場合は、これに限りません。
8. 個人情報保護委員会への連絡
応募者の個人データに関して、当社の取扱い方法にご不満がある場合、応募者は、個人情報保護委員会（https://www.ppc.go.jp/purpose/qa/）に苦情を申し立てる権利を有します。
9. データ保護オフィサーへの連絡
ご質問、ご意見、またはご要望がございましたら、当社のデータ保護責任者Srinivas PまでEメール（privacy@infosys.com）またはお電話（+91 80 2852 0261）にてご連絡ください。 また、当社の個人情報取扱事務局（hipus_privacy@hipus.com）まで日本語でメールをお送りいただくことも可能です。